Lleoliad: Rhithwir drwy Teams
Dyddiad: Dydd Iau, 18 Mai 2023
Amser: 09:00-12:30
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd: |
Dr Elizabeth Haywood (Cadeirydd); David Hanson; Michael Redhouse; Jane Roberts; Hugh Widdis. |
|
Ysgrifenyddiaeth: |
Martha Da Gama Howells, Clerc Dros Dro; Daniel Hurford, Clerc; Angharad Coupar, Dirprwy Glerc; Anna Daniel, Uwch-gynghorydd i’r Bwrdd; Kate Rabaiotti, Cynghorydd Cyfreithiol i'r Bwrdd; Craig Griffiths, Pennaeth Cymorth Busnes i’r Aelodau; Martin Jennings, Arweinydd Tîm Ymchwil, Uned
Craffu Ariannol; |
|
Cyfranogwyr: |
Alex Dalton, Caffael (Eitem 4); Donna Davies, Pennaeth Pensiynau (Eitem 6). |
|
Yn arsylwi: |
Huw Bowen, Cymorth Busnes i’r Aelodau; Ellie Mulligan, Cymorth Busnes i’r Aelodau (Eitem 4) |
1 Cyflwyniad y Cadeirydd (9.00 - 9.10)
- Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Ni chafwyd ymddiheuriadau.
- Soniodd y Cadeirydd yn fyr am gyfarfodydd cadarnhaol y Grŵp Cynrychiolwyr a’r sesiynau galw heibio i'r Aelodau a gynhaliwyd ar 17 Mai. Dywedodd fod Grwpiau Cynrychiolwyr yn gwerthfawrogi'r dull newydd o weithredu a'r wybodaeth ychwanegol a gafwyd ymlaen llaw.
- Soniodd y Cadeirydd am y cyfarfod rhwng cyrff taliadau’r pedair deddfwrfa yn y DU ar 26 Ebrill. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn drafodaeth gychwynnol dda ac y byddai angen trafodaethau ychwanegol, mwy strategol. Nododd y Cadeirydd ei bod yn bwysig i’r timau Clercio hefyd rannu gwybodaeth â swyddogion cyfatebol.
- Estynnodd y Cadeirydd longyfarchiadau i Craig Griffiths ar ei swydd newydd dros dro fel Pennaeth Cymorth Busnes i’r Aelodau.
- Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Mawrth.
- Cyhoeddi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Mai.
2 Diweddariad ar Ddiwygio'r Senedd (9.10 - 9.40)
- Trafododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf a’r meysydd yr hoffai eu hystyried ymhellach fel rhan o’i raglen waith strategol.
- Cytunodd y Cadeirydd i ysgrifennu at y Llywydd i barhau â’r drafodaeth ar ddiwygio’r Senedd ac i rannu rhestr o faterion a godwyd gan Aelodau sydd efallai’n gorgyffwrdd â gwasanaethau a ddarperir gan y Comisiwn
Cam i’w gymryd:
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ddrafftio llythyr gan y Bwrdd ar y Llywydd.
3 Rhaglen waith strategol (09.40 - 10.10)
- Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf a chytunodd i rannu rhagor o wybodaeth am ei raglen waith ar wefan y Bwrdd Taliadau.
- Nododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am recriwtio Uwch Ymchwilwyr, a byddai'r penodiad hwn yn helpu i sicrhau y gellid bwrw ymlaen â’r rhaglen waith hon i gyd-fynd â'r amserlen arfaethedig.
- Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr egwyddorion drafft a dull aelodau'r Bwrdd o arwain gwaith adolygu thematig.
- Trafododd y Bwrdd y dull o weithredu, y blaenoriaethau a'r amserlenni yng nghyd-destun y Rhaglen Waith Strategol, gan nodi y byddai amseriad a natur yr ymgynghoriad yn bwysig.
Camau i’w cymryd:
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ddiwygio’r Rhaglen Waith Strategol a’i chyhoeddi ar y wefan ar ôl i’r Bwrdd ei gymeradwyo.
- Cynnwys y cynlluniau ymgynghori arfaethedig ar gyfer y rhaglen waith hon ym mhapur Cyfathrebu ac Ymgysylltu’r Bwrdd a gaiff ei gyhoeddi fis Gorffennaf.
4 Adolygiad staffio - Tâl a Graddio (10.10-11.10)
- Cytunodd y Bwrdd ar yr amserlen adolygu. Bydd tystiolaeth gychwynnol yn cael ei rhannu â’r Bwrdd ym mis Tachwedd 2023, i’w defnyddio i baratoi’r adolygiad blynyddol o’r Penderfyniad ar gyfer 2024, ac yna cyhoeddir adroddiad terfynol ym mis Mawrth 2024.
- Trafodwyd rhan y Bwrdd yn y broses o asesu a dyfarnu contractau a chytunwyd i Mike Redhouse neu'r Cadeirydd ymgymryd â’r rôl hon. Bydd penderfyniad yn cael ei wneud y tu allan i’r cyfarfod.
- Cytunodd y Bwrdd ar fanyleb y contract a'r meini prawf asesu, gyda phwysoliad perthnasol o 40% Cost a 60% Ansawdd ac ar bwysoli ac is-feini prawf Ansawdd.
- Ystyriodd y Bwrdd y trafodaethau a gynhaliwyd yng nghyfarfodydd Grŵp Cynrychiolwyr Staff Cymorth ar 17 Mai. Trafodwyd sut roedd yn bwriadu ymgysylltu â’r Aelodau, staff cymorth yr Aelodau a staff y grwpiau yn ystod y broses adolygu a chytunodd, fel y trafodwyd yng nghyfarfodydd y grwpiau cynrychiolwyr, i gynnal cyfarfodydd briffio anffurfiol dros yr haf ac ymgysylltu’n fwy manwl ym mis Medi.
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ofyn am gadarnhad ynghylch yr aelod o'r Bwrdd a fyddai’n rhan o'r broses o asesu a dyfarnu’r contract.
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ymgysylltu â chynrychiolwyr yr undebau llafur a rhoi’r wybodaeth berthnasol iddynt drwy gydol yr adolygiad.
5 Adolygiad symleiddio (11.20 - 11.40)
- Nododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf, yn enwedig y gyd-ddibyniaeth ag adolygiadau thematig eraill a’r risgiau sy'n codi. Nododd y Bwrdd mai mater i Gomisiwn y Senedd oedd system cyflogau a hawliadau’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau, ac y byddai’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd am unrhyw newidiadau arfaethedig i’r system.
- Soniodd Hugh Widdis, arweinydd y Bwrdd mewn perthynas â’r adolygiad hwn, am y trafodaethau adeiladol a gafodd gyda Phrif Weithredwr IPSA, Ian Todd.
- Trafododd y Bwrdd yr amserlen a awgrymwyd ar gyfer yr ymgynghoriad ynghylch yr adolygiad Symleiddio, a chytunodd arni’n amodol ar fân newidiadau.
Camau i’w cymryd:
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ddiwygio'r amserlen i sicrhau na fydd dim ymgynghori ym mis Awst, yn dilyn adborth gan y Grŵp Cynrychiolwyr.
- Diwygio cylch gorchwyl yr adolygiad i ddangos cwmpas y gwaith y cytunwyd arno’n glir.
6 Recriwtio Cadeirydd y Bwrdd Pensiynau (11.40 - 12.00)
- Trafododd y Bwrdd y dull y cytunwyd arno i recriwtio Cadeirydd y Bwrdd Pensiynau a chytunodd i fwrw ymlaen â’r broses recriwtio.
- Cytunodd y Bwrdd y dylid gofyn i ymgeiswyr gynnwys manylion eu ffi arfaethedig, a dweud a fyddent yn dymuno gosod eu hamodau a’u telerau penodi eu hunain mewn perthynas â’r rôl, ac y byddai hyn yn cael ei ystyried yng nghyd-destun y gwerth am arian y byddai pob unigolyn yn ei gynnig yn y rôl o ran eu gwybodaeth, eu sgiliau a’u profiad. Cytunodd y Bwrdd y byddai cyfreithwyr y Bwrdd yn adolygu'r amodau a’r telerau y byddai’r ymgeisydd llwyddiannus yn eu cynnig i sicrhau eu bod yn dderbyniol.
- Cytunodd y Bwrdd i enwebu naill ai’r Cadeirydd neu Mike Redhouse fel yr aelod o’r Bwrdd Taliadau a fyddai’n ymuno â’r panel recriwtio. Cytunodd y Bwrdd y dylai’r trydydd aelod o’r panel, ochr yn ochr â’r Pennaeth Pensiynau, fod yn uwch aelod o staff yr adran Adnoddau Dynol, yn unol â’r broses recriwtio flaenorol ar gyfer swydd y Cadeirydd.
Camau i’w cymryd:
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ofyn am gadarnhad ynghylch yr aelod o'r Bwrdd a fyddai’n ymuno â’r panel recriwtio.
- Y Pennaeth Pensiynau i gysylltu â'r Prif Swyddog Pobl Dros Dro i enwebu Uwch Swyddog Adnoddau Dynol i ymuno â'r panel recriwtio a chynghori'r ysgrifenyddiaeth.
- Y wybodaeth ddiweddaraf am recriwtio aelodau o’r Bwrdd ym mis Gorffennaf.
7 Trafodaeth - Adroddiad Blynyddol 2022-23 (12.00-12.30)
- Cytunodd y Bwrdd ar gynnwys drafft yr adroddiad ac awgrymodd rhai eitemau ychwanegol i’w cynnwys. Cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo'r adroddiad yn ffurfiol y tu allan i'r cyfarfod er mwyn ei gyhoeddi ym mis Gorffennaf.
- Cytunodd y Bwrdd ar ffurf newydd yr adroddiad - byddai’n cael ei drefnu o dan bob un o’r amcanion strategol y cytunwyd arnynt ar gyfer y Chweched Senedd, gan adlewyrchu ei ymrwymiad yn yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Canol Tymor i gyflwyno adroddiad ar sail ei raglen waith strategol.
- Cytunodd y Bwrdd ar ei waith cyfathrebu ac ymgysylltu i hyrwyddo’r adroddiad, gan gytuno i gynnal digwyddiad ar gyfer yr Aelodau a’u Staff Cymorth i roi cyfle iddynt roi sylwadau ar adroddiad blynyddol y Bwrdd, a chytunodd ar ei raglen waith strategol ac i ystyried gwaith y Bwrdd am weddill ei dymor.
Camau i’w cymryd:
- Yr Ysgrifenyddiaeth i gylchredeg drafft diwygiedig i'r Bwrdd er mwyn iddo’i gymeradwyo cyn diwedd mis Mehefin i baratoi i'w gyhoeddi cyn y digwyddiad ymgysylltu ym mis Gorffennaf.
- Yr Ysgrifenyddiaeth i gwrdd â Phenaethiaid Staff i dynnu sylw at y digwyddiad cyhoeddi rhithwir arfaethedig.
8 Cynllun Ymateb i'r Adolygiad o Effeithiolrwydd (12.50-13.20)
- Nododd y Bwrdd y cynllun gweithredu, gan gynnwys ymrwymiad i’w adolygu a chyhoeddi diweddariad bob blwyddyn, a chytunodd arno. Yr Ysgrifenyddiaeth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am hynt y cynllun gweithredu yng nghyfarfodydd y Bwrdd.
- Awgrymodd y Bwrdd newidiadau i’w ‘siarter’ a chytunodd i’w gymeradwyo'n ffurfiol yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf ochr yn ochr â phapur yn amlinellu dulliau’r Bwrdd o reoli risg.
- Cytunodd y Bwrdd y dylid adolygu’r ‘siarter’ yn ffurfiol a’i chyhoeddi ar ddechrau tymor pob Bwrdd newydd.
- Cytunodd y Bwrdd ar amserlen y cynllun gweithredu.
Camau i’w cymryd:
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ddiwygio ‘siarter’ y Bwrdd yn dilyn adborth ac i baratoi nodyn ar y dulliau o reoli risg erbyn cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.
- Yr Ysgrifenyddiaeth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am hynt y gwaith ym mhob un o adroddiadau blynyddol y Bwrdd.
9 Papur diweddaru (13.20-13.30)
- Nododd y Bwrdd y papur diweddaru a’r flaenraglen waith.
- Cytunodd y Bwrdd fod angen rhagor o wybodaeth am gylch gorchwyl y Pwyllgor cyn penderfynu ar gyflog Cadeirydd newydd Pwyllgor Diben Arbennig ar gyfer Cymru ar Ymchwiliad Covid-19.
- Cytunodd y Bwrdd i gwrdd yng Nghaerdydd ym mis Gorffennaf a mis Hydref 2023 ac ymrwymodd i ymweld â swyddfeydd yr Aelodau yn y rhanbarthau yn ystod y flwyddyn nesaf.
- Yr Ysgrifenyddiaeth i ofyn am ragor o wybodaeth am y Pwyllgor.
- Yr Ysgrifenyddiaeth i gynnwys cynlluniau ar gyfer ymweliadau rhanbarthol yn y papur Cyfathrebu ac Ymgysylltu a gaiff ei gyhoeddi fis Gorffennaf.
10 Unrhyw fater arall
- Gofynnodd y Cadeirydd am y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad o’r polisi Urddas a Pharch, gan nodi y bydd y Comisiwn yn ystyried yr adolygiad yn ei gyfarfod nesaf ar 19 Mehefin.
- Nododd y Bwrdd fod y gallu i hawlio costau Treuliau Eithriadol a gyflwynwyd yn ddiweddar wedi dod i ben ar 8 Mai.
Camau i’w cymryd:
- Yr Ysgrifenyddiaeth i anfon dogfennaeth Urddas a Pharch at y Cadeirydd fel aide memoire.
- Y gwasanaeth Ymchwil i ddiweddaru’r rhagolwg economaidd erbyn cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.